Palokuntarekisteri - kaikki palokunnat yhdessä paikassa
Takaisin etusivulle
      

REKISTERISELOSTE

REKISTERISELOSTE

Rekisterin nimi
HAKA- palokuntarekisteri

Rekisterin ylläpitäjä
Palokunnat, aluepelastuslaitokset ja pelastusliitot

Palvelun tuottaja
Suomen Pelastusalan Keskusjärjestö Ry

Rekisterin käyttötarkoitus
Palokuntien jäsenten ja henkilöstön yhteys-, jäsenyys-, aktiivisuus-, koulutus- ja pätevyystietojen rekisteröinti toiminnan päivittäistä asiointia, suunnittelua, seurantaa ja raportointia varten.

Rekisterin tietosisältö
Henkilötietolain mukaan henkilötietoja saa käyttää tai muutoin käsitellä vain rekisteröidyn antamalla suostumuksella. Rekisteröidyllä henkilöllä tulee olla palvelussuhteen tai jäsenyyden suhteen asiallinen yhteys rekisterinpitäjän (palokunnan) toimintaan. Lisäksi käsiteltävien henkilötietojen tulee olla määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellisia (9 §).

Rekisteri sisältää seuraavat tiedot: Jäsenen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite, syntymäaika, lähiomainen ja lähiomaisen yhteystiedot, siviilikoulutus, ammatti, työpaikka, ajokorttiluokka, verotuskunta, jäseneksi hyväksymispäivämäärä, kunniamerkit, palvelusvuosimerkit, harrastusmerkit, muu palvelu, ansiomerkit, käydyt kurssit vuosilukuineen, allergiatiedot, pätevyydet, varusmiespalvelusaika, sotilasarvo, varusmiespalveluskelopoisuusluokka, aselaji, varusmies erikoiskoulutus ja varusmies suojelukoulutus.

Rekisteriin kirjataan rekisteröidyn antamat tiedot ja toiminnassa kerääntyvät suoritteet.

Rekisterin käyttäjät
Rekisteriä käyttävät ja ylläpitävät palokunnat, koulutuksen järjestäjät (pelastusliitto), pelastuslaitokset ja palvelun tuottaja.

Rekisterin käyttäjien tulee käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia. (Henkilötietolaki 22.4.1999/523, 5 §.)

Rekisterin suojauksen periaatteet
Palokuntayhdistyksissä on nimetyt pääkäyttäjät, joiden tehtävänä on huolehtia käyttöoikeuksien myöntämisestä yhdistyksen jäsenille. Yhdistyksen osastojen johtajat huolehtivat omien osastoidensa jäsenten tietojen kirjaamisesta. Järjestelmään kirjataan ne tiedot, jotka henkilö on omalla suostumuksellaan antanut. Osastojen johtajat kirjaavat jäsentensä osallistumistiedot harjoitusten ja hälytystehtävien osalta. Koulutusten ja tapahtumien järjestäjät saavat käyttöönsä niiden henkilöiden tiedot, jotka ovat ko. tapahtumaan ilmoittautuneet. Pelastuslaitokset saavat käyttöönsä niiden henkilöiden tiedot, joiden yhdistykset ovat siihen antaneet luvan. Järjestelmän tilaaja ei saa käyttöönsä henkilöiden tietoja.

Rekisterin käyttäjät ovat velvollisia käsittelemään ja säilyttämään huolellisesti henkilöiden tietoja ja rekisteriin saamiaan tunnuksiaan.

Rekisterin käyttäjillä on vaitiolovelvollisuus. Henkilö, joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa tämän lain vastaisesti sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja. (Henkilötietolaki 22.4.1999/523, 33 §)

Rekisterin tekninen ylläpitäjä, Aqenteq Consulting Oy huolehtii järjestelmän teknisestä tietoturvasta. Rekisteristä otetaan varmuuskopiot päivittäin.

Henkilötunnuksen käsittely
Henkilötunnusta käsitellään ainoastaan henkilön yksilöimiseksi, eikä sitä näytetä tarpeettomille tahoille.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja luovutetaan henkilön suostumuksella koulutuksen tai tapahtuman järjestäjälle koulutukseen tai tapahtumaan ilmoittautumisen yhteydessä, pelastuslaitokselle yhdistyksen antaman suostumuksen perusteella jäsenten koulutus-, käytettävyyssuunnittelun, työterveyshuollon tai muun sopimuksella sovitun tehtävän hoitamiseksi.

Rekisteröidyille henkilöille voidaan lähettää mahdollisten yhteystietojen tarkistamiseksi tähtääviä pyyntöjä sekä kohdistettuja kurssikutsuja. Kohdistetut kurssikutsut edellyttävät, että henkilölle on laadittu henkilökohtainen koulutussuunnitelma HAKA palokuntarekisteriin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet
Palokunnan on henkilötietoja kerätessään huolehdittava siitä, että rekisteröity saa tiedon rekisterinpitäjästä, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta sekä siitä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan, samoin kuin ne tiedot, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseksi asianomaisessa henkilötietojen käsittelyssä. Tiedot on annettava henkilötietoja kerättäessä ja talletettaessa tai, jos tiedot hankitaan muualta kuin rekisteröidyltä itseltään ja tietoja on tarkoitus luovuttaa, viimeistään silloin kun tietoja ensi kerran luovutetaan. (Henkilötietolaki 22.4.1999/523, 24§)

Vaitiolovelvollisuus
Joka henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan on saanut tietää jotakin toisen henkilön ominaisuuksista, henkilökohtaisista oloista tai taloudellisesta asemasta, ei saa sivulliselle ilmaista näin saamiaan tietoja.

Rekisteriselosteen julkisuus
Tämä rekisteriseloste on yleisesti nähtävillä HAKA palokuntarekisterin etusivulla.